Il settore amministrativo si articola su due organi, previsti obbligatoriamente dal Codice Civile artt. 14-35: l’Assemblea degli Associati e il Consiglio Direttivo.
Assemblea degli Associati
L’Assemblea degli Associati è l’equivalente dell’Assemblea dei Soci per le società di persone. È costituita da tutte le persone che hanno richiesto e ottenuto l’iscrizione in qualità di Associato e sono presenti nel Libro degli Associati. L’Assemblea degli Associati approva annualmente il bilancio relativo all’anno precedente e, ogni qualvolta ve ne sia bisogno, delibera su modifiche allo statuto, regolamenti interni, scioglimento dell’associazione ed elegge il Presidente e i componenti del Consiglio Direttivo. L’Associato gode dei diritti di partecipazione e, se in regola con il pagamento della quota di iscrizione annuale, di elettorato attivo e passivo, purchè maggiorenne.
Consiglio Direttivo
Il Consiglio Direttivo è l’equivalente del Consiglio di Amministrazione di una società di persone. Il Consiglio Direttivo è eletto dall’Assemblea degli Associati ogni 3 anni, tranne il primo, costituito dagli Associati Fondatori, che rimane in carica 5 anni, per consentire l’organizzazione iniziale. Tale organo amministra il Centro Cinofilo coerentemente con lo statuto e i regolamenti interni, in particolare:
- delibera sull’approvazione e l’esclusione degli Associati
- redige il bilancio da sottoporre all’Assemblea
- predispone i regolamenti interni da sottoporre all’Assemblea
- stipula atti e contratti relativi all’attività del Centro Cinofilo
- nomina i responsabili dei reparti di attività in cui si articola la vita del Centro Cinofilo
- esegue tutti gli atti e le operazioni per la corretta amministrazione del Centro Cinofilo
- affida, con apposita delibera, deleghe speciali ai suoi componenti o anche a soggetti esterni
Il Consiglio Direttivo è presieduto dal Presidente e individua al suo interno fino a 2 Vice Presidenti e un Tesoriere. Quest’ultimo assume anche le funzioni di Segretario, che però possono essere attribuite a qualunque altro Associato. Tuttavia, se quest’ultimo non è un consigliere, pur potendo partecipare alle riunioni, non ha diritto di voto.
Presidente
Al Presidente spettano la rappresentanza legale e la firma del Centro Cinofilo. Si occupa dell’ordinaria amministrazione, in particolare è responsabile dell’esecuzione delle delibere del Consiglio Direttivo.
Vice Presidenti
Il Consiglio Direttivo individua al suo interno fino a 2 Vice Presidenti, che possono anche detenere altre cariche. I Vice Presidenti sostituiscono in tutto e per tutto il Presidente in caso di assenza o impedimento e in ogni altra situazione in cui siano espressamente delegati dal Presidente.
Tesoriere
Il Tesoriere assiste il Presidente in tutte le attività di gestione economica del Centro Cinofilo e, data la centralità del suo operato rispetto all’intera associazione, è raccomandabile che sia anche Vice Presidente. Di norma, come previsto dallo statuto, assume anche le funzioni di Segretario, se non altrimenti disposto dal Consiglio Direttivo. Nel dettaglio, il Tesoriere si occupa di:
- accertare il regolare pagamento delle quote di iscrizione annuale da parte degli Associati
- verificare la regolarità degli incassi dovuti al Centro Cinofilo, la corretta adozione dei provvedimenti di spesa e l’effettuazione dei relativi pagamenti
- esaminare le scritture contabili degli istituti di credito e ogni altra comunicazione o documentazione da e verso ogni soggetto al quale sia affidata la gestione delle risorse economiche del Centro Cinofilo
- tenere regolarmente aggiornati i libri contabili del Centro Cinofilo e segnalare tempestivamente al Presidente e al Consiglio Direttivo eventuali criticità
Segretario
Il Segretario ha il compito di assistere il Presidente e il Consiglio Direttivo nella comunicazione interna ed esterna e nella conservazione dei documenti. Di norma, le sue funzioni sono attribuite al Tesoriere, salvo che il Consiglio Direttivo non stabilisca diversamente. Le sue funzioni possono essere attribuite anche a un Associato non consigliere, ma in tal caso può partecipare alle riunioni del Consiglio Direttivo, ma senza diritto di voto. Nel dettaglio, il Segretario si occupa di:
- conservare e tenere aggiornato con regolarità il libro degli Associati
- gestire l’archivio del Centro Cinofilo
- redigere e archiviare i verbali delle riunioni dell’Assemblea degli Associati e del Consiglio Direttivo
- assistere il Presidente nell’adempimento degli obblighi di comunicazione, a chi di dovere, degli atti del Centro Cinofilo, delle deliberazioni degli Organi del Centro Cinofilo, delle convocazioni e di ogni altra comunicazione dovuta, a norma dello Statuto e delle leggi vigenti
- assicurare la circolazione delle informazioni all’interno del Centro Cinofilo
- favorire il coordinamento delle attività, l’ottimizzazione delle iniziative, la comunicazione e la proficua collaborazione tra le diverse componenti all’interno del Centro Cinofilo
- coadiuvare il Presidente ed il Consiglio Direttivo nel gestire le relazioni e le comunicazioni con i soggetti con cui il Centro Cinofilo intrattiene rapporti di collaborazione o di reciproca informazione e nella comunicazione del Centro Cinofilo verso l’esterno